Заполнение составов ГЭК осуществляется на странице Составы ГЭК группы ГЭК бокового меню.

На данной странице содержится список проектов ГЭК, сформированный кафедрами на форме Перечень ГЭК. Кафедра может редактировать только составы ГЭК своей кафедры, остальные она видит в качестве справочной информации.

В таблице содержится следующая информация:

• Признак Кафедра закончила редактирование
• Признак Деканат закончил редактирование
• Номер ГЭК
• Количество заявок на изменение (у утвержденных составов)
• Председатель ГЭК
• Направление
• Кафедра
• Учебные планы
• Образовательные программы
• Чекбокс Работа ГЭК окончена
• Группы
• Факультет
• Форма обучения
• Уровень обучения

Переход к странице с редактированием состава ГЭК осуществляется нажатием на кнопку Редактировать с пиктограммой Карандаш в последнем столбце таблицы в строчке с нужным проектом ГЭК. Для редактирования открыты только составы проектов ГЭК с назначенным номером.

На данной странице Кафедра делает начальное наполнение составов ГЭК. Для более удобного использования ошибки выводятся под Общей информацией по ГЭК. Если в составе ГЭК нет ошибок, то выведется сообщение: «Корректный состав ГЭК»
Отдельно выбирается:

• Председатель из списка председателей ГЭК на текущий учебный год. Председателей в ГЭК назначает УОО
• Секретарь из списка секретарей ГЭК на текущий учебный год. Выбор секретаря осуществляется по нажатию на кнопку Выбрать напротив соответствующего поля.
• Выбор внешнего члена ГЭК осуществляется по нажатию на кнопку Добавить. Существует два варианта добавления - Из справочника ППС и Из таблицы внешних членов.

По нажатию на вкладку Выбрать из справочника ППС откроется интерфейс выбора пользователя. В качестве председателей должны быть представлены сотрудники из категории ППС (Профессорско-преподавательский состав), НС (Научные сотрудники), АУП (Административно-управленческий персонал):

В столбцах таблицы доступна фильтрация и сортировка. Выбор пользователя осуществляется выделением строчки с нужным пользователем посредством отметки чек-бокса, и последующего нажатия на кнопку Выбрать:

Выбранный пользователь и краткая информация по нему появляется в модальном окне. Перед добавлением необходимо выбрать кафедру и должность из списка. Окончательное подтверждение добавления пользователя осуществляется нажатием на кнопку Добавить.

По нажатию на вкладку Выбрать из таблицы внешних членов откроется интерфейс выбора пользователя:

Краткая информация по внешним членам отличается от информации по сотрудникам ЛЭТИ (ППС):

После заполнения состава ГЭК кафедре следует выставить признак Кафедра закончила редактирование. Выставление данного признака проходит с подтверждением, так как после его установки редактирование ГЭК закрывается.

Признак Кафедра закончила редактирование будет являться сигналом Деканату о начале процесса согласования.

Удаление пользователя из состава ГЭК осуществляется по нажатию на кнопку Убрать с пиктограммой крестик. Удаление председателей доступно только УОО.

Выгрузка состава ГЭК осуществляется нажатием на кнопку Выгрузить состав ГЭК:

После произойдет скачивание документа.

Выгрузка отчета осуществляется нажатием на кнопку Выгрузить отчет:

Откроется следующее модальное окно:

Виды отчетов:

• Количество направлений у председателей
• Наличие председателя у всех групп
• Мои ГЭКи и сроки защиты
• Список ГЭК
• Процент сторонних членов

После выбора нужного вам отчета необходимо нажать на кнопку Выгрузить:

Составы ГЭК проходят многоуровневую систему согласования. Сначала на кафедрах заполняются составы ГЭК, после чего кафедра выставляет признак Кафедра закончила редактирование каждому сформированному ГЭКу. Затем, заполненные составы проверяются в Деканате, Деканат выставляет собственный признак Деканат закончил редактирование. Составы, прошедшие этап согласования в деканате могут быть утверждены УОО. Обязательно в списке должны присутствовать сотрудники из категории: ППС, НС, АУП.

После утверждения редактирование составов ГЭК напрямую запрещено. При попытке внести изменения создается заявка, которая обрабатывается УОО. Кафедре список заявок доступен только на просмотр.