В процессе проведения ГИА, реализованном в данной системе, можно выделить следующие ключевые этапы:
1. Подготовка заявки на список председателей на текущий год

1. Подготовка на кафедрах и в деканатах
2. Проведение защит, документы секретаря ГЭК
   
3. Отчет председателя
   
4. Документы на оплату
   Далее будут разобраны основные процессы, из которых состоит каждый этап.

Данный этап начинается с формирования кафедрами перечня ГЭКов по своим образовательным программам.

Формируются проекты ГЭК и заполняется контингент защищающихся групп. Деканат осуществляет контроль за заполнением проектов ГЭК по своим кафедрам.

После того, как перечень был сформирован и были внесены правки, деканат должен уведомить УОО о готовности проектов ГЭК к утверждению. УОО осуществляет финальные правки и назначает номера ГЭК. После назначения номера проект ГЭК считается утвержденным и открывается возможность использовать его в дальнейших процессах системы.

Далее формируется список председателей на текущий учебный год и заполняются персональные данные председателей. Главным участником данных процессов является кафедра, но всеми необходимыми правами обладает в т.ч. деканат и УОО.

Председателю можно выдать пароль для входа в систему - тогда он сможет самостоятельно заполнить свой профиль. При первом переносе председателя на следующий год будет создана новая запись, не зависящая от записи за предыдущий год - текущее заполнение ПД будет скопировано, но при внесении изменений не будет актуализировано. При повторном переносе председателя на следующий год его ПД будут актуализированы.

После формирования списка председателей осуществляется проверка заполнения ПД.

Параллельно проверке заполнения ПД председателей может вестись работа по закреплению председателей за ГЭКами.

По окончанию данного подэтапа должно быть полностью сформировано закрепление председателей за всеми проектами ГЭК и заполнены все персональные данные председателей.

Обоснование выбора кандидатур председателей формируется посредством выгрузки. Информация, попадающая в выгрузку является самой актуальной на момент выгрузки. Формат обоснования меняется с помощью разработчиков по запросу учебно-образовательного отдела.

Последним этапом процесса является формирование приказа об утверждении председателей ГЭК.

Перечень дополнительных разделов формируется УОО и может дополняться/редактироваться кафедрами, реализующими ДР.

Процесс завершается выгрузкой распоряжения о перечне ДР на текущий учебный год.

Кафедры и деканаты видят весь перечень ДР, также для информирования доступна выгрузка отчёта о списке ДР и кафедр ДР по своим обр. программам.

Данный процесс начинается с формирования списка предложенных тем ВКР на кафедрах.

Далее студенты бронируют темы ВКР.

Предусмотрена возможность подачи студентом заявки на свою тему ВКР.

Когда происходит подтверждение бронирования, автоматически отклоняются другие заявки студента, а также отклоняются заявки на забронированную тему от других студентов, поэтому студенты могут оказаться без темы - в таком случае студенту нужно повторно подать заявку на свободную тему, либо кафедра может самостоятельно назначить для него тему при закреплении.

Далее происходит закрепление тем ВКР и их уточнение. Процесс начинается на кафедрах - кафедры заполняют доступную информацию, при необходимости добавляют запись в таблицу Внешние консультанты либо самостоятельно заполняя ПД внешнего сотрудника, либо выдавая ему пароль для входа в систему. Темы проходят этап проверки в деканатах, после чего УОО отправляет темы в приказ.

После отправки темы в приказ у кафедры блокируется возможность вносить изменения в закреплении. Кафедра может подать заявку на коррекцию полей, которая обрабатывается в Деканате или УОО. Деканат и УОО могут свободно вносить изменения в темы в приказе в обход заявок.

Следует заметить, что кафедры работают только с группами своей кафедры, деканат - только с группами факультета, УОО - со всеми факультетами.

По итогам формирования закрепления тем ВКР участникам системы доступна выгрузка информации о закреплении в формате excel - отдельно бакалавриат, отдельно - магистратура.

Для кафедр ДР доступна выгрузка пофамильных списков выбравших тот или иной допраздел.

После формирования приказа об утверждении председателей ГЭК начинается заполнение составов ГЭК. Формируется список внешних членов ГЭК на текущий учебный год, заполняются их ПД. По аналогии с председателями, можно выдать пароль для входа в систему, после чего внешний член ГЭК сможет самостоятельно внести свои ПД и прикрепить сканы документов. Также заполняется список секретарей. После подготовки списков участников комиссий, кафедрами заполняются черновики составов ГЭК.

После того, как были сформированы черновики по всем ГЭК кафедры, осуществляется проверка % сторонних членов.

Далее кафедра выставляет признак Кафедра закончила редактирование всем своим ГЭКам, и черновой пакет составов ГЭК отправляется на проверку в деканат.

После проверки в деканате черновика состава ГЭК, деканат вносит правки и выставляет признак Деканат закончил редактирование. Таким образом деканат проверяет все составы ГЭК, подготовленные его кафедрами. После финальной проверки и внесения финальных правок, УОО утверждает состав ГЭК. После утверждения состава ГЭК блокируется внесение изменений в состав напрямую. Дальнейшая работа осуществляется только по заявкам.

После утверждения всех составов ГЭК или внесения изменений в утвержденные составы, формируется приказ об утверждении составов ГЭК. Приказу присваивается номер, который будет виден в выгрузках отчётов для проверки.

Формируется график защит ВКР для каждого ГЭКа. Указывается контингент защищающихся выпускников.

Далее график защит утверждается отдельно для каждого ГЭКа.

После утверждения графика защит кафедра и деканат вносят изменения только по заявкам. УОО может вносить изменения напрямую.

После утверждения графика защит формируется приказ о графике защит. Назначенный номер виден остальным участникам системы при выгрузке приказа по его зоне ответственности.

Перед заседанием ГЭК секретарь заполняет основную информацию о представленных к защите ВКР. Затем во время заседания фиксируется присутствие защищающихся и членов комиссии, а также факт использования ДТО во время проведения защит. По окончании заседания секретарь дозаполняет информацию в протоколе (оценка, степень, заданные вопросы и т.п.), выбирает среди присутвующих членов ГЭК подписантов на документы и печатает протоколы.

После печати протоколов секретарь должен сформировать сводную ведомость и отправить её в деканат на проверку. Деканат уведомляет УОО о возможности загрузки сводной ведомости. УОО осуществляет контроль за тем, что все дни защит пройдены, и по всем дням защит были сформированы сводные ведомости.

–Пока не реализовано–

По окончании работы ГЭК секретарь заполняет сроки работы ГЭК, замечания, информацию о подготовке к допуску и защите, информацию о проведении защит и анализ качества выпускных работ и их защит студентами. После чего формирует (утверждает) отчёт. Декану доступна выгрузка отчёта для проверки. УОО осуществляет контроль за сдачей всех отчётов, также ему доступна выгрузка несданных отчетов. У участников процесса есть быстрый доступ к контактам секретаря.

Формируется автоматически.

Формируется автоматически.

Документы на оплату формируются УОО, деканом, заведующими кафедрой. Данные о документах на оплату можно редактировать. Сотрудники ГЭК отображаются в документах на оплату после добавления в соответсвующий ГЭК. Если сотрудник встречается в нескольких ГЭК, то необходимо заполнить данные во всех ГЭК Консультанты и рецензенты отображаются в документах на оплату, только после прикрепления к студенту.