Составы ГЭК проходят многоуровневую систему согласования. Сначала на кафедрах заполняются составы ГЭК, после чего кафедра выставляет признак Кафедра закончила редактирование каждому сформированному ГЭКу. Затем, заполненные составы проверяются в Деканате, Деканат выставляет собственный признак Деканат закончил редактирование. Составы, прошедшие этап согласования в деканате могут быть утверждены УОО. После утверждения составов УОО формирует приказ по университету.

Заполнение составов ГЭК осуществляется на странице Составы ГЭК группы ГЭК бокового меню.

На данной странице содержится список проектов ГЭК, сформированный кафедрами на форме Перечень ГЭК. Так же на странице под номером ГЭК прописаны ошибки, которые нужно скорректировать для утверждения состава ГЭК

В таблице содержится следующая информация:

• Признак Кафедра закончила редактирование
• Признак Деканат закончил редактирование
• Номер ГЭК
• Количество заявок на изменение (у утвержденных составов)
• Председатель ГЭК
• Направление
• Кафедра
• Учебные планы
• Образовательные программы
• Признак Работа ГЭК окончена - без простановки данного признака, приступить к формированию Отчета председателя ГЭК Не получится
• Группы
• Факультет
• Форма обучения
• Уровень образования

При необходимости, можно просмотреть историю изменения ГЭК, для этого необходимо нажать на кнопку Посмотреть историю изменений с иконкой i:

Откроется следующее модальное окно:

В разделе заявки можно посмотреть все заявки от сотрудников по всем ГЭК:

Тут указаны:

• Статус
• Номер ГЭК
• Кафедра
• Дата подачи
• Заявка
• Пользователь, отправивший заявку

При нажатии на кнопку Перейти к составу ГЭК в последнем столбце таблицы, происходит переход в состав ГЭК.

Переход к странице с редактированием состава ГЭК осуществляется нажатием на кнопку Редактировать в последнем столбце таблицы в строчке с нужным проектом ГЭК. Для редактирования открыты только составы проектов ГЭК с назначенным номером.

На данной странице Кафедра делает начальное наполнение составов ГЭК. УОО также может редактировать информацию о составе.

• Председатель из списка председателей ГЭК на текущий учебный год. Можно выбрать двух председателей, один из которых должен быть с признаком Запасной. Простановка признака Запасной осуществляется в предпоследнем столбце, включением соответствующего чек-бокса. Выбор председателя осуществляется по нажатию на кнопку Выбрать напротив соответствующего поля.
  • Секретарь из списка секретарей ГЭК на текущий учебный год. Выбор секретаря осуществляется по нажатию на кнопку Выбрать напротив соответствующего поля.
  • Выбор внешнего члена ГЭК осуществляется по нажатию на кнопку Добавить. Существует два варианта добавления - Из справочника ППС и Из таблицы внешних членов.

По нажатию на вкладку Выбрать из справочника ППС откроется интерфейс выбора пользователя:

В столбцах таблицы доступна фильтрация и сортировка. Выбор пользователя осуществляется выделением строчки с нужным пользователем посредством отметки чек-бокса, и последующего нажатия на кнопку Выбрать.

Выбранный пользователь и краткая информация по нему появляется в модальном окне. Необходимо внести данные в поле Кафедра - Должность - Категория из выпадающего списка и Комментарий. Окончательное подтверждение добавления пользователя осуществляется нажатием на кнопку Добавить.

При выборе из таблицы внешних членов список пользователей будет заполнен соответствующими списками: при выборе председателя - списком председателей, при выборе внешнего члена ГЭК - списком внешних членов ГЭК.

Краткая информация по внешним членам отличается от информации по сотрудникам ЛЭТИ (ППС):

После заполнения состава ГЭК кафедрой и прохождения состава проверки в деканате у состава должны стоять признаки Кафедра закончила редактирование и Деканат закончил редактирование.

УОО вносит финальные правки, после чего состав утверждается. Сообщение меняется на Корректный состав ГЭК.

Удаление пользователя из состава ГЭК осуществляется по нажатию на кнопку Убрать с пиктограммой крестик в поле с нужным членом ГЭК.

Утверждение ГЭКа с двумя председателями возможно,если у одного из председателей выставлен чек-бокс Запасной.

Для того чтобы утвердить состав ГЭК, нужно нажать на кнопку Утвердить.

Если не выставлены признаки Кафедра закончила редактирование и Деканат закончил редактирование, при утверждении они будут автоматически выставлены. Также, УОО может выставлять данные признаки самостоятельно, выделяя соответствующий чек-бокс.

После утверждения редактирование составов ГЭК напрямую запрещено. При попытке внести изменения создается заявка, которая обрабатывается только УОО.

У состава ГЭК можно снять утверждение, вновь переведя его в черновик нажатием на соответствующую надпись напротив статуса.

Заявки на изменение состава располагаются в области Заявки на изменение состава ГЭК.

у обработанных заявок в последнем столбце таблицы доступна кнопку просмотра изменений по заявке. Если заявка ожидает обработки, в последнем столбце таблицы доступна кнопка Применить. По нажатию на данную кнопку откроется интерфейс обработки заявки:

Заявки делятся на несколько типов:

• Заявка на добавление
• Заявка на удаление члена ГЭК

По нажатию на кнопку Отклонить заявка будет отклонена, ей будет выставлен соответствующий статус. По нажатию на кнопку Добавить/Удалить будет проведено автоматическое применение изменений по заявке.

Приказ формируется на странице Составы ГЭК группы ГЭК бокового меню.

По нажатию на кнопку Сформировать приказ открывается следующий интерфейс:

В нём нужно выбрать вид приказа:

• Утверждение председателей. Если в неутвержденном ГЭК присутствует запасной председатель, то он тоже будет выгружен в приказ с пометкой «Запасной»
• Утверждение состава ГЭК
• Дополнительно чек-бокс: Выгружать только утвержденные ГЭК

Для выгрузки приказов необходимы Параметры приказа.